Systemausfall bei Datenmigration: So reduzieren Sie Zeit- und Kosten

Darren Shaw
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Durch Lastspitzen überlastete Systeme, Produktivitätseinbußen, verärgerte Kunden: IT-Ausfälle können Unternehmen empfindlich treffen, da schnell immense Kosten entstehen. Ausfallzeiten, die im Zuge von digitalen Transformationsprojekten auftreten, sollten daher auf ein absolutes Minimum beschränkt werden, rät Darren Shaw, Cloud Business Leader bei SNP North America, in diesem Gastbeitrag – und gibt fundierte Praxistipps, wie das gelingt.

 

Ungeplante IT-Ausfälle zählen zu den größten Herausforderungen, denen Unternehmen in hochdynamischen Märkten und angesichts von Nachfrageschwankungen gegenüberstehen. Das zeigt der beispielhafte Blick auf die Handelsbranche: Acht von zehn Unternehmen erleben Studien zufolge mindestens einmal im Jahr einen ungeplanten Systemausfall. Tritt ein solcher Notfall ein, wartet der Großteil der Unternehmen (87 Prozent) bis zu vier Stunden auf Support. Die Folgen sind massiv und reichen von Produktionsunterbrechungen und Umsatzverlusten über Markenschäden bis zu Datenschutzverletzungen. Die Analysten der US-amerikanischen Standish Group haben die Kosten für Einzelhändler errechnet: POS-Ausfälle kosten durchschnittlich 4.700 Dollar pro Minute bzw. 282.000 Dollar pro Stunde. Im E-Commerce-Bereich, der während Corona noch mehr als sonst boomt, dürfte der Verlust noch höher liegen.

 

Geplante Ausfallzeiten bei Transformationsprojekten

Wenn ungeplante Ausfälle einen solchen Schaden verursachen, sollten Projektverantwortliche geplante Ausfallzeiten, die bei größeren IT-Transformationsprojekten in einem gewissen Maße erforderlich sind, auf ein Minimum beschränken. Beispielsweise ist es bei einer Datenmigration nach SAP S/4HANA technisch notwendig, Geschäftsprozesse herunterzufahren. Diese sogenannte Downtime lässt sich jedoch mit einer Kombination aus fortschrittlichen Technologien, Best Practices und einer soliden Umstellungsplanung stark einschränken.

 

IT-Downtime auf ein Minimum beschränken

Es ist nachvollziehbar, dass kontinental oder global agierende Unternehmen – insbesondere in der Handelsbranche – generell wenig Spielraum für Ausfallzeiten haben. Unterschiedliche Zeitzonen und die Tatsache, dass selbst an manchen Feiertagen wie Weihnachten oder Silvester vor Ort im Einzelhandel bzw. jederzeit online eingekauft werden kann, erfordern eine durchgehende Geschäftstätigkeit. Wie also lassen sich geplante Ausfallzeiten auf ein Minimum beschränken?

 

Systemlandschaft vor Migration durchleuchten: Fakten sind Freunde

Bei einem Transformationszenario wie einer S/4HANA-Migration empfehlen wir von SNP unseren Kunden: Ermitteln Sie zunächst den Ist-Zustand des existierenden ERP-Systems und machen Sie sich mit dessen Besonderheiten vertraut. Das mag vielen Projektverantwortlichen selbstverständlich erscheinen. Unsere langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Großunternehmen hat aber gezeigt, dass nach Jahren (oder Jahrzehnten) der Nutzung und Weiterentwicklung der Überblick darüber verloren gegangen ist, welche Daten, Anwendungen und Systeme, von wem, wann und wie genutzt werden. Der Aufwand, die bestehende IT-Infrastruktur zur durchleuchten, zahlt sich aus: Fakten sind Ihre Freunde. So lassen sich individuelle Anforderungen an das Transformationsvorhaben definieren, Abläufe beschleunigen und in der Folge effektiv Kosten einsparen.

 

Mit diesen Praxistipps lässt sich die System-Downtime stark eingrenzen:

  1.  Identifizieren Sie Zeitfenster, an denen Ausfallzeiten am ehesten verkraftet werden können. Je nach Branche, Geschäftsmodell und Präsenz auf verschiedenen internationalen Märkten können diese Zeiten beispielsweise nachts, am Wochenende oder an Feiertagen liegen. Ausgehend davon lassen sich je nach Umfang und Komplexität mögliche Termine für den Projektstart definieren.
  2. Wählen Sie für die strategische Planung Ihres Migrationsprojekt einen „Minimum viable product“-Ansatz (MVP) aus der agilen Methodik: Fragen Sie sich, welche Daten jetzt migriert werden müssen, um ein voll funktionsfähiges und konformes S/4HANA-System zu erhalten – und welche Daten möglicherweise später umziehen können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über 10-TB-System verfügt, davon aber nur 0,5 TB aktuelle und Vorjahresdaten sind, sollte diese geringe Datenmenge zuerst migriert werden.
  3. Sorgen Sie für eine solide Planung und Durchführung der Cut-over-Phase: So lässt sich sicherstellen, dass der Go-live termingerecht durchgeführt und eine kostenoptimierte, sichere und wertschöpfende Systemumstellung erreicht wird.
  4. Legen Sie im Rahmen des Umstellungsprozesses sogenannten „Freeze"-Perioden fest, in denen Änderungen an Stammdaten oder Hierarchiedaten nicht erlaubt sind. So sorgen Sie für Datenkonsistenz.
  5. Optimieren Sie vor der Migration die Infrastruktur Ihres Quellsystems: Durch eine Harmonisierung der Datenstrukturen und eine Datenbereinigung lassen sich der Aufwand der Umstellung und in der Folge Ausfallzeiten erheblich reduzieren.
  6. Bringen Sie in Erfahrung, was eine Stunde Ausfallzeit Ihr Unternehmen kostet und berücksichtigen Sie dies bei der Auswahl des geeigneten Transformationsansatzes sowie des Migrationspartners.

 

Transformationsansatz und Partner mit Bedacht wählen

Unternehmen, die ein komplexes Transformationsprojekt wie eine S/4HANA-Umstellung verfolgen, sollten bei der Auswahl der passenden Migrationssoftware und der Wahl des Dienstleisters kritisch sein. Kosten gilt es dabei vollumfänglich zu betrachten: Ein zunächst günstigeres Angebot kann sich in Verbindung mit einer längeren Ausfallzeit als weitaus teurer erweisen. Wer eine klassische IT-Lösung wählt, riskiert beispielsweise, dass während der Datenmigration offene Aufträge abgesagt oder nur verzögert ausgeführt werden können.

Um zusätzliche Kosten durch lange Ausfallzeiten zu vermeiden, kommt idealerweise eine innovative Technologie zum Einsatz, die Migrationen im Near-Zero-Downtime-Verfahren ermöglicht. Dabei werden Migrations-, Validierungs-, Abstimmungs- und Testprozesse automatisiert sowie tiefe Einblicke in die Systeme ermöglicht und Vorschläge zur Optimierung erarbeitet. Ein weiteres Kriterium für die IT-Lösung sollte sein, dass mehrere Projekte und Aktivitäten wie etwa der Schritt in die Cloud und die S/4HANA-Einführung in einem einzigen Go-live zusammengefasst werden können.

 

Wer diese Handlungsempfehlungen berücksichtigt, wird überrascht sein, wie sehr sich das Zeitfenster für Ausfallzeiten verkleinern lässt. Der Schlüssel zum Erfolg ist jedoch eine strategische Projektplanung und Bewertung der verfügbaren Optionen.

 

Der Gastbeitrag von Darren Shaw, Cloud Business Leader bei SNP North America, ist in der englischen Original-Fassung zuerst auf dem SNP-Blog erschienen.

 

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